C1 · Email trang trọng
Thư phản hồi khiếu nại của khách hàng
Đề bài
A corporate client has complained that the projector failed and lunch was served late at the conference your company organised for them. Write a formal reply to apologise, explain what went wrong, and offer compensation.
Một khách hàng doanh nghiệp khiếu nại rằng máy chiếu bị hỏng và bữa trưa bị trễ trong hội nghị do công ty bạn tổ chức. Viết thư trang trọng để xin lỗi, giải thích nguyên nhân và đưa ra phương án bồi thường.
Dàn ý — các ý cần viết
Mở đầu
- Cảm ơn thư khiếu nại, nhắc sự kiện
- Xin lỗi chân thành
Thân bài
- Đoạn 1: kết quả điều tra — nguyên nhân từng sự cố, nhận trách nhiệm
- Đoạn 2: biện pháp khắc phục + bồi thường cụ thể
Kết
- Mong lấy lại niềm tin
- Mời liên hệ trực tiếp, ký tên
Bài mẫu
Dear Mr. Hoang, Thank you for your letter of 3 November regarding your company's annual conference at the Riverside Convention Centre. Please accept my sincere apologies for the problems you experienced, which fell well short of the standards1 you are entitled to expect from us.
Having investigated the matter thoroughly2, I can confirm that the projector in the main hall failed because of a faulty cable that our technical team should have identified during the morning inspection. In addition, the delay to lunch was caused by a miscommunication between our events and catering staff regarding the revised schedule. Neither issue, however, excuses the disruption3 to your programme, and we take full responsibility.
To address this, we have introduced a mandatory equipment check one hour before every event and appointed a single coordinator to oversee all schedule changes. As a gesture of goodwill4, we would also like to refund 20% of the total invoice and offer you complimentary use of a meeting room for your next half-day event.
I very much hope that these measures go some way towards restoring your confidence in our services, and that we will have the opportunity to work with you again. Should you wish to discuss this further5, please do not hesitate to contact me directly. Yours sincerely, Ly Ngoc Han Client Relations Director
- 1which fell well short of the standards — “fall short of” = không đạt — thừa nhận lỗi rõ ràng mà vẫn trang trọng.
- 2Having investigated the matter thoroughly — Cụm phân từ hoàn thành mở câu: cho thấy đã điều tra trước khi trả lời.
- 3Neither issue, however, excuses the disruption — Không biện minh: giải thích nguyên nhân nhưng vẫn nhận trách nhiệm hoàn toàn.
- 4As a gesture of goodwill — Cụm chuẩn khi đưa ra bồi thường — thể hiện thiện chí.
- 5Should you wish to discuss this further — Đảo ngữ thay cho “If you wish…” — rất trang trọng, hợp thư cấp giám đốc.